ليه لازم SOPs ؟!!

الــ SOP  يعني الـ Standard Operating Procedures

هنتكلم في معناه و أهميته و ازاى بيتعمل, وده لأنه من الحاجات اللى ادارة الـ HR لازم تكون عارفاه كويس وعارفه تعمله بطريقه صحيحه و مش بس الـ HR لا ده كمان مهم على مستوى كل إدارات الشركات, ليه ؟

ببساطه الـ SOP  بيشمل علي الـ  everyday practices  الخاصه بكل إداره و كل  positions و علي  القواعد و التوجيهات للشركه بصفه عامة .

الـ SOP  هو الخطوات او القوانين المسئوله عن تنظيم سير العمل على مستوى الشركة و فى طبعا شركات بتكون شيفاها مش مهمه و بتكتفى انها تدرب الموظفين على العمل و تقول شويه تعليمات يمشى عليها و خلاص, و دى من الاخطاء اللى بيقع فيها صاحب العمل عشان لو حد غلط فى حاجة من التعلميات اللى اتقالت له مش هيكون عارف يحاسبه على اى أسس و دى كمان تنطبق على كل إدارة على حدا لو فى تعلميات مهمه لازم يكون عارفها و طبعا لازم ناخد بالنا اننا نصيغ الـ SOP بصياغه سهله على الموظفين بمختلف الـ  positions .

أهميه الـ SOP  بانسبه للشركة؟

توفير للوقت و الفلوس:

بيوفر عليا  تدريب الموظفين الحاليين  او كل ما يتعين شخص جديد و بالتالى هوفر تكلفه على الشركة في ان اي حد يتعين جديد يتم تدريبة علي الـSOP  فبالتالي وقت التدريب هيبقي اقل و كمان التكلفه هتقل و هتبقى سهله بالنسبه للموظفين انهم ييعرفوها.

اكتمال العمل:

يضمن اكتمال سير العمل و أى عمليه بغض النظر عن مين اللى شغال بتكون مرتبطة بخطه للعمل و لينا حاجه نقدر نرجعلها في اي وقت  و لو شخص تغيب او ساب الشركه مثلا فجأه  يبقي سهل نرجع للـ SOPs 

تحسين التواصل و سير العمل:

ده هيوفر عليهم الرجوع كل فترة للشخص المختص للاستفسار عن كيفيه عمل شئ ما و ده هيأدى لسرعه سير العمل.

التقييم و المحاسبه:

تساعد على محاسبه الموظفين من خلال اداءهم للعمل بالطرق الصحيحه.

خلق بيئه عمل آمنه:

و دى بتكون واضحه اكتر فى حاجة زى تعليمات الأمن و السلامه دى بتكون لازمه فى كل شركة و بيحصل عليها تفتيش من جهات مختصه.

و قبل مانتكلم عن الخطوات اللى هنمشى عليها خلينا نتكلم عن شكل الـ SOP  اللى المفروض يكون موجود عندنا:

–عنوان للصفحه

-تاريخ الاصدار او الموافقه

-رقم الـ SOP

-عدد الصفحات

و دلوقتى خلينا نتكلم على اننا ازاى نعمل الـ SOP  و ايه الخطوات اللى لو مشينا عليها هتساعدنا نعمله بشكل سليم:

Develop a list of your business processes اعداد و تطوير خطة العمل:

و ده هيكون من خلال ان فى بدايه عمل ال SOP  لازم نقعد مع المديرين نشوف من كل مدير ايه الاجراءات اللى بتحكم ادارته و لو في مشكلات ممكن تواجه الموظفين فى الاداره ايه الخطوات اللى لازم يتبعها عشان يحل المشكله و يخلص شغله.

Plan the process تحديد خطه لهذه العمليه:

اللى هو تحدد انت هتعمل ال SOP  باى طريقه مثلا هعملها على نموذج تفصيلى و لا من خلال جداول و بردوا لو مفكر تخليه على ورق مكتوب و لا على الكومبيوتر متاحه لكل موظف؟

Write and review the process كتابه و مراجعه العمليه:

و ده بعد مابتعمل الخطوات اللى فاتت و انك بتعمل صياغه لل SOP  لازم نرجع نعرضها على المديرين لو في تعديل او اضافه.

و فى النهايه لازم نكون عارفين ان بعد التعديلات و العرض على المديرين لازم نرجع لل SOP  و نعدلها او نراجع عليها كل سنه لو فى اى تعديلات عايزه تتضاف عشان تساعدنا على سهوله سير العمل.

لو عاوز يوصلك كل جديد في مجال الـHR أعمل Subscribe واحنا هنبعتلك كل جديد بشكل مستمر